แถลงข่าวยังไงให้ Fail หรือ Success โดย ดร.ณิชานาฎ บรรจงจิตร

ใครเคยเดิมพันกับตัวเองบ้าง บอกหน่อยได้ไหม!!!

           ก่อนถึงวันแถลงข่าว การเตรียมงานทั้งหมดน่าจะครบถ้วนในความคิดของผู้เขียน เอาเป็นว่างานแรกในตำแหน่ง ”ผู้อำนวยการโฆษกฯ” นี้มีการเดิมพันกันเลยทีเดียว แต่เดิมพันกับตัวเองนะ ตัวชี้วัดก็คือ จำนวนของสื่อมวลชนที่จะมาร่วมงานแถลงข่าว Minimum ขอแค่ 30 คน หากต่ำกว่านี้ สิ่งที่เดิมพันคือจะขอกลับไปทำงานที่ต้นสังกัดเดิม เพราะประสบการณ์ในการทำงานประชาสัมพันธ์ที่ผ่านมา 2 องค์กรมันไม่ได้ช่วยอะไรให้เราประสบความสำเร็จ มันล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง ดังนั้น ลองมาทบทวนกันดูว่าการจัดงานแถลงข่าวมีอะไรบ้างที่ต้องจัดเตรียม

             1.Prodium / ดอกไม้บนโพรเดียม (ต้องไม่สูงบังหน้าผู้แถลงข่าว) พร้อมไมโครโฟน กรณีที่ผู้แถลงข่าวสะดวกที่จะยืนแถลง แต่หากผู้แถลงข่าวมีมากกว่า 1 คน อาจจัดเป็นโต๊ะยาว มีเก้าอี้เท่าจำนวนผู้แถลงข่าวก็ได้ กับป้ายชื่อ-สกุลและตำแหน่งของผู้แถลงข่าว

             2.Press Release เอกสารข่าวประชาสัมพันธ์/ข่าวแจก หัวกระดาษมีโลโก้ และชื่อองค์กร โดยมีเนื้อหาที่เป็นบทสรุปคำพูดในภาพรวมและรายละเอียดของกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น ซึ่งจะนำเสนอโดยผู้แถลงข่าว บางคนอาจเรียก ถ้อยคำแถลงหรือถ้อยคำพูด ให้ออกมาบนหน้ากระดาษที่มีความยาวประมาณ 1 – 2 หน้า ทำขึ้นมาเพื่อให้สื่อสำนักต่างๆ คือ นักข่าว สื่อมวลชน รวมไปถึง Influencer ในแวดวงต่างๆ เอาไปเรียบเรียงคำพูดใหม่ เพื่อนำไปสร้างการรับรู้ให้สาธารณชน/กลุ่มเป้าหมาย โดยเนื้อหาข่าวต้องประกอบด้วย 5 หลัก คือ Who What Why When และ Where สรุปก็คือ ใครกำลังจะทำอะไรที่มีความสำคัญที่ไหนเมื่อไหร่ ส่วน Press Kit เป็นข้อมูล/เอกสารประกอบข่าวประชาสัมพันธ์ที่จำเป็น เช่น ผลการดำเนินงาน/กิจกรรมสำคัญ/กฎหมาย/ระเบียบที่เกี่ยวข้อง ภูมิหลัง/ที่มาขององค์กร บุคคลที่ติดต่อพร้อมเบอร์โทรศัพท์ เอกสารประกอบข่าวนี้ต้องสามารถสนับสนุนเนื้อหาของข่าวที่จะแถลงให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น โดยจะนำไปรวมไว้กับชุดข่าวประชาสัมพันธ์ที่ต้องแจกให้นักข่าว และสื่อมวลชนในวันแถลงข่าว

3. อาหาร/เครื่องดื่ม สำหรับรับรองนักข่าว และผู้สื่อข่าว ตามความเหมาะสมของงาน
4. การจัดโต๊ะลงทะเบียนสื่อมวลชน สิ่งที่ต้องเตรียมคือ กระดาษตีตารางแบ่งเป็นช่องดังนี้ ลำดับที่, รายชื่อนักข่าว/ผู้สื่อข่าว, สังกัดของสื่อมวลชน (หน่วยงาน/สถานีโทรทัศน์) , เบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว/สำนักข่าว , หมายเหตุ (ช่องสุดท้าย) และสิ่งที่จะสร้างความประทับใจคือ ของแจก (ถ้ามี) เช่น สมุดโน้ต ปากกาที่มีสัญลักษณ์องค์กร หรือของแจกที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมแถลงข่าวในครั้งนั้น
5. หนังสือเชิญสื่อมวลชนมาทำข่าวในงานวันแถลงข่าว ซึ่งต้องเจาะจงสายข่าวให้ตรงกับกิจกรรมการแถลงข่าว เช่น สายข่าวการเมือง สายข่าวบันเทิง สายข่าวภาคเศรษฐกิจ/ธุรกิจ สายข่าวยุติธรรม ฯ จำเป็นอย่างยิ่งต้องมีการประสานงานหลังจากส่งหนังสือเชิญไปแล้วเพื่อเป็นการ Confirm กับสำนักข่าวนั้นๆ ว่าจะส่งผู้สื่อข่าวมาทำข่าว ล่วงหน้าก่อนวันแถลงข่าว 1-2 วัน ทั้งนี้ เพื่อจะได้ประมาณการจำนวนข่าวแจก/อาหาร/เครื่องดื่ม และอื่นๆ ด้วย
6. การจัดพื้นที่ด้านหน้าผู้แถลงข่าว เพื่ออำนวยความสะดวกให้นักข่าว ผู้สื่อข่าว สถานีวิทยุโทรทัศน์ที่มาทำข่าวในวันแถลงข่าว ต้องจัดโต๊ะเก้าอี้เป็นแถว และมีพื้นที่ให้สถานีโทรทัศน์ได้ตั้งขากล้องตรงกลาง และด้านข้างห้องที่สามารถจับภาพผู้แถลงข่าวได้อย่างชัดเจน ที่สำคัญต้องไม่บังหน้านักข่าว/ผู้สื่อข่าวที่นั่งอยู่ในแถว เพราะจะมีช่วงที่เปิดโอกาสให้นักข่าวซักถามผู้แถลงข่าวด้วย หากเป็นงานแถลงข่าวที่สำคัญอาจมีการรายงานข่าว แพร่ภาพสดออกทางสถานีโทรทัศน์ นักประชาสัมพันธ์ก็จะต้องเตรียมพื้นที่ที่เหมาะสมให้ด้วย
7. เตรียมพร้อมเรื่องเครื่องเสียง จำนวนไมโครโฟน ให้เพียงพอ กรณีไม่มีไมโครโฟนประจำบนโต๊ะ ต้องจัดเจ้าหน้าที่เดินส่งไมโครโฟนให้นักข่าวที่ต้องการซักถามผู้แถลงข่าวไว้ด้วย
8. กล้องสำหรับภาพนิ่ง และกล้องวีดิโอสำหรับบันทึกภาพ โดยเจ้าหน้าที่ขององค์กร เพื่อนำไปใช้สำหรับจัดทำบอร์ดประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่างๆ ขององค์กร และที่สำคัญอย่างยิ่ง กรณีที่นักข่าว สื่อมวลชน บางสำนักข่าวไม่มีภาพกิจกรรมไปประกอบข่าว จะด้วยเหตุผลมาร่วมงานไม่ทันหรือภาพที่ถ่ายไปเกิดข้อผิดพลาดหรืออาจได้ไปไม่ครบถ้วน ดังนั้น ประชาสัมพันธ์องค์กร จำเป็นต้องบริการจัดส่งไปให้ด้วยความรวดเร็ว มิเช่นนั้น ข่าวที่องค์กรต้องการเผยแพร่จะไม่เป็นข่าวที่สด และทันต่อเหตุการณ์
9. การแต่งกายของทีมงานจัดกิจกรรมแถลงข่าว หากเป็นงานภาครัฐที่เป็นงานแถลงข่าวอย่างเป็นทางการ ให้เลือกใส่สูทสีเข้ม เช่น ดำ น้ำตาล น้ำเงิน ที่มีสัญลักษณ์ขององค์กรก็จะดูเป็นที่น่าเชื่อถือ หรืออาจหาสัญลักษณ์อื่นทดแทน เช่น ผ้าผูกคอเสื้อเล็กๆ / โบว์ / Magnet / เข็มกลัดที่เป็นสัญลักษณ์ติดเสื้อ ให้ทีมงานใส่สูทสีเดียวกัน ติดสัญลักษณ์ให้เหมือนกัน หากเป็นกิจกรรมการแถลงข่าวที่ไม่เป็นทางการ หรือภาคธุรกิจ/เอกชน อาจเป็นเสื้อยืดคอปก คอกลม ที่มีแบบและสีสันเดียวกัน จะเป็นการสร้างคุณค่า (value) ทางด้านบุคลิกภาพให้แก่ทีมงานโฆษก/PR และภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กรนั้นๆ อีกด้วย

            เมื่อได้ทบทวนดูแล้วว่าสิ่งที่เตรียมน่าจะครบถ้วนแล้วจริงๆ ก็กลับมานึกถึงตัวผู้เขียนเอง การเตรียมความพร้อมในฐานะ “ผู้อำนวยการโฆษก” ยอมรับว่าภาพของบุคคลในตำแหน่งนี้ยังไม่ชัดเท่าไหร่ในความคิด คำถามในหัวก็เลยเกิดขึ้น การเข้าไปสวมบทบาทนี้ต้องเป็นอย่างไร ประมาณไหนเหรอ ก็ยังคงให้มันค้างอยู่ในใจ เลยกลับมาคิดแต่เพียงว่าเป็นงานโชว์ชิ้นแรกที่ถือเป็นการเปิดตัวของผู้เขียนเองด้วยต้องทำให้ดีที่สุด ก็ยอมรับนะว่ามีความกังวลในใจอยู่บ้าง แต่ก็พยายามบอกกับตัวเองว่าเราก็เป็นพิธีกร (MC: Master of Ceremonies)ในงานต่างๆ มาแล้วมากมาย ซึ่งพิธีกร ก็หมายถึง ผู้ที่ทำหน้าที่ดำเนินรายการให้เป็นไปตามกำหนดการอย่างราบรื่นเป็นขั้นตอน แต่หากมีปัญหาเกิดขึ้นก็ต้องมีไหวพริบสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ ซึ่งเราเองก็มีประสบการณ์ในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในระหว่างการทำหน้าที่นี้มาแล้วหลายครั้ง และเราก็เป็นนักบริหารงานประชาสัมพันธ์ซึ่งก็ถือว่าอยู่ในระดับอาวุโสงานแล้ว (นั่นเป็นการสร้างพลังแห่งความมั่นใจให้เกิดขึ้นภายในใจเท่านั้นเอง)

            แล้วเช้าของวันแถลงข่าวก็มาถึง ความวิตกกังวลเริ่มเกิดขึ้นบ้าง แต่เอาเป็นว่าอย่างน้อยเสื้อผ้า หน้าผมพร้อม ผ่านการ grooming ดูแลเครื่องแต่งกาย ความสุภาพและความสะอาดมาเรียบร้อย สิ่งแรกที่ต้องทำคือ การตรวจเช็คว่าทุกอย่างได้เตรียมไว้พร้อมสำหรับการแถลงข่าวแล้ว หลังจากนั้นก็นำไปรายงานให้ผู้แถลงข่าวทราบ พอใกล้ถึงกำหนดเวลาแถลงข่าว นักข่าว ผู้สื่อข่าว ก็เริ่มทยอยเดินทางมาถึงแล้วลงทะเบียน จากนั้นก็เข้าไปหาที่นั่ง บางสำนักข่าวก็รีบไปเตรียมวางขาตั้งกล้องวีดิโอไว้ฝั่งตรงข้ามกับ Prodium โดยมีเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์คอยดูแลต้อนรับ พร้อมเครื่องดื่ม/อาหารว่าง ตามอัธยาศัย เมื่อได้เห็นว่าภาพรวมเรียบร้อยดี  ผู้เขียนก็เริ่มคลายวิตกกังวลลงไปได้มาก แต่การเดิมพันก็ยังไม่จบเพราะตัวชี้วัดยังไม่มากพอ แค่พอได้ลุ้น จึงไปรายงานความคืบหน้าให้ผู้แถลงข่าวทราบเพื่อเตรียมตัว เมื่อได้รับสัญญาณจากเจ้าหน้าที่ว่าสื่อมวลชนมาครบและถึงเวลาแถลงข่าวแล้ว ผู้เขียนจึงเชิญผู้แถลงข่าวไปที่ Prodium แล้วจึงเริ่มดำเนินการโดย แนะนำตัวเอง (ชื่อ สกุลและตำแหน่ง) กล่าวถึงประเด็นสำคัญและวัตถุประสงค์ที่จะแถลงข่าวในครั้งนี้ ความรู้สึกเหมือนแสงของ Spotlight มันสาดเข้ามาในตาจนพร่ามัว เพราะภาพที่เห็นชวนให้ตื่นเต้น ทั้งนักข่าว ทั้งแสงจากกล้อง และเสียงดังแชะรัวๆ จากกล้องหลายๆ ตัวพร้อมกัน จนผู้เขียนต้องตั้งสติและค่อยๆ เรียงร้อยถ้อยคำออกมา แล้วจึงแนะนำตัวผู้แถลงข่าวพร้อมเชิญให้เข้าสู่ประเด็นและเนื้อหาของการแถลงข่าว เมื่อผู้แถลงข่าว แถลงเสร็จ ผู้เขียนก็ให้เจ้าหน้าที่เดินแจกข่าวประชาสัมพันธ์ และเปิดโอกาสให้สื่อมวลชนซักถาม หากคำถามไม่ชัดเจน ผู้เขียนก็จะช่วยพูดเสริมคำถามให้กระชับและชัดเจนขึ้น จนครบทุกข้อซักถาม ก่อนจบการแถลงข่าว ผู้เขียนได้กล่าวขอบคุณพร้อมฝากข่าวสารการประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางต่างๆ ของสื่อมวลชนทุกแขนงที่ให้เกียรติมาร่วมงานแถลงข่าวในครั้งนี้ให้ประชาชนได้รับทราบอย่างกว้างขวางและทั่วถึง

            การพูดคุยกับคำถามนอกรอบระหว่างสื่อมวลชนกับผู้แถลงข่าวยังไม่จบ ซึ่งการจัดแถลงข่าวแต่ละครั้งนักข่าวมักชอบชวนคุยกับบุคคลที่เป็นแหล่งข่าวแบบไม่เป็นทางการ เพราะอาจได้ข้อมูลอื่นๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการนำไปเขียนข่าว อีกทั้งยังเป็นการทำความรู้จักและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างสื่อมวลชนกับผู้แถลงข่าว และเจ้าหน้าที่ทีมงานโฆษก ซึ่งผู้เขียนเองก็จำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์ใหม่ทั้งหมดกับกลุ่มสื่อมวลชนสายข่าวการเมือง เนื่องจากผู้สื่อข่าวที่ทำงานในสายข่าวที่ผู้เขียนเคยรู้จัก เปลี่ยนไปเกือบทั้งหมด อาจมีนักข่าวบางคนที่เคยรู้จักหรือเห็นหน้ากันมาก่อน และยังพอมีตากล้องของสถานีโทรทัศน์บางช่องที่พอจะคุ้นหน้าคุ้นตากันบ้างก็เดินเข้ามาทักทายกัน เลยทำให้ความวิตกกังวลหายไปและกลับมาเป็นตัวเองทันที ไม่เพียงเท่านั้น มีกรรมการ (บอร์ด) ท่านหนึ่งเดินเข้ามาในช่วงการแถลงข่าวใกล้จบ ซึ่งท่านก็ได้เข้ามาพูดคุยในประเด็นต่างๆ กับนักข่าวร่วมกับผู้แถลงข่าวและตัวผู้เขียนด้วย จึงถือเป็นโอกาสได้ใกล้ชิดและทำความรู้จักกับระดับกรรมการ  ยิ่งไปกว่านั้นได้โชว์ผลงานให้ท่านเห็น “จัดรูปแบบการแถลงข่าวได้ดีนะ  นักข่าวมาเยอะจังวันนี้ คืนนี้ข่าวคงออกทุกช่อง หนังสือพิมพ์ก็คงลงหลายฉบับ พรุ่งนี้รีบติดตามข่าวด้วยนะ” เป็นคำพูดที่ออกจากปากของกรรมการท่านหนึ่งในบอร์ดชุดแรกขององค์กร  จากนั้นก็มีเสียงตอบรับจากผู้แถลงข่าว (ท่านเลขาธิการฯ) ว่า “เป็นฝีมือของผู้อำนวยการโฆษกท่านนี้ครับ” เมื่อได้ยินประโยคนี้ คำถามทีมีอยู่ในหัวเมื่อคืนก่อนวันแถลงข่าวก็ได้คำตอบขึ้นมาทันทีว่า “ผู้อำนวยการโฆษก” เค้าต้องเป็นกันแบบนี้ ประมาณนี้นี่เอง (เนื่องด้วยเป็นตำแหน่งที่อยู่ในโครงสร้างแต่ยังไม่ได้เขียนรายละเอียดของงาน Job Description ไว้อย่างชัดเจน)

            เป็นอันว่า ผลงานในครั้งแรกนี้การเดิมพันได้สิ้นสุดลง ผู้เขียนเอาชนะตัวเองสำเร็จ ไม่ต้องวางตำแหน่งนี้คืนให้กับองค์กรที่เพิ่งเกิดขึ้นใหม่ตามรัฐธรรมนูญฯ แล้วกลับไปที่ต้นสังกัดเดิม หรือยุติการช่วยราชการอีกต่อไป แล้วให้คำมั่นกับตัวเองว่า

ขอก้าวเดินต่อไปในตำแหน่ง “ผู้อำนวยการโฆษก” และให้ภาระใจกับตัวเองว่าจะสร้างหน่วยงานนี้ให้เป็นฟันเฟืองที่สำคัญขององค์กรแห่งนี้ และพัฒนาให้เป็นที่ยอมรับต่อสังคมสื่อมวลชน ภายใต้ชื่อ “สำนักงานโฆษกฯ”