ความล่าช้าของโครงการ (Project Delay) และแผนจัดหา (Procurement Plan)
ความล่าช้าของโครงการ (Project Delay) ไม่ได้เกิดจากงานหน้างานเพียงอย่างเดียว หลายครั้งสาเหตุที่แท้จริงเริ่มต้นตั้งแต่ “โต๊ะวางแผน” โดยเฉพาะการมองข้ามแผนจัดหา (Procurement Plan) ทั้งที่ได้จัดทำแผนโครงการ (Project Schedule) ไว้อย่างละเอียดแล้ว โครงการจำนวนไม่น้อยมี Gantt Chart สวยงาม มี Milestone ชัดเจน แต่เมื่อถึงเวลาปฏิบัติจริงกลับต้องหยุดรอผู้รับจ้าง รอวัสดุ หรือรอสัญญา ส่งผลให้เกิดความล่าช้าเป็นลูกโซ่ เพราะประเด็นสำคัญอยู่ที่ความเข้าใจว่า “การจัดซื้อจัดจ้าง” ไม่ใช่งานธุรการที่เกิดขึ้นภายหลัง แต่เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างเวลาโครงการโดยตรง หากแผนงานกำหนดให้เริ่มติดตั้งระบบในเดือนมิถุนายน แต่กระบวนการคัดเลือกผู้รับจ้างยังไม่แล้วเสร็จ หรือวัสดุหลักยังไม่ได้สั่งผลิต แผนที่วางไว้ก็ไม่สามารถเดินหน้าได้จริง
Procurement Schedule กับ Critical Path
ในหลักการบริหารโครงการ กิจกรรมที่อยู่บนเส้นทางวิกฤต (Critical Path) คือกิจกรรมที่หากล่าช้าแม้เพียงเล็กน้อย จะทำให้กำหนดแล้วเสร็จของโครงการเลื่อนออกไปโดยตรง กิจกรรมจัดหาหลายรายการมักอยู่บนเส้นทางนี้ เช่น การคัดเลือกผู้รับจ้างหลัก งานโครงสร้างเฉพาะทาง งานระบบที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ หรืออุปกรณ์ที่มีระยะเวลาผลิต (Lead Time) นาน
ปัญหาที่พบได้บ่อยคือ ผู้จัดทำแผนโครงการกำหนดวันเริ่มงานก่อสร้างหรือวันติดตั้งระบบไว้แล้ว แต่ไม่ได้ย้อนกลับมาคำวณว่า กระบวนการจัดหาต้องเริ่มต้นเมื่อใดจึงจะทันกำหนด หากต้องใช้เวลาเตรียมเอกสาร พิจารณาข้อเสนอ เจรจาสัญญา และรอการผลิตรวมหลายเดือน การเริ่มจัดหาช้าเพียง 2–3 สัปดาห์ อาจทำให้ทั้งโครงการขยับออกไปหลายเดือน
ข้อผิดพลาดสำคัญคือการจัดทำ Project Schedule แบบแยกส่วนจาก Procurement Plan หลายองค์กรทำแผนงานเชิงเทคนิคละเอียดมาก แต่ไม่มีแผนจัดหาที่ระบุชัดว่า
• รายการใดต้องจัดหาเมื่อใด
• ใช้วิธีคัดเลือกแบบใด
• ใครเป็นผู้รับชอบ
• ต้องเผื่อเวลาเจรจา แก้ไขเอกสาร หรือผลิตสินค้านานเท่าใด
เมื่อไม่มีแผนจัดหาที่ผูกโยงกับแผนหลัก การบริหารเวลากลายเป็นเพียงสมมติฐาน ไม่ใช่ความเป็นจริงทางปฏิบัติ ผลคือเมื่อถึงช่วงเริ่มงานจริง ทรัพยากรยังไม่พร้อม โครงการจึงต้อง “หยุดรอ” ทั้งที่ในเอกสารระบุว่าเริ่มได้แล้ว
การจัดทำแผนจัดหาที่ดีควรเริ่มตั้งแต่ระยะกำหนดขอบเขตงาน (Scope Definition) โดยแยกงานออกเป็น Work Package และกำหนดกลยุทธ์การจัดหา (Procurement Strategy) สำหรับแต่ละส่วน เช่น งานใดควรจ้างเหมารวม งานใดควรแยกสัญญา งานใดควรสั่งผลิตล่วงหน้า จากนั้นจึงสร้าง Procurement Schedule ที่เชื่อมโยงกับ Milestone หลักของโครงการอย่างชัดเจน
ติดตามต่อตอนต่อไป ในสัปดาห์หน้า ว่า ปัจจัยอะไรบ้าง ที่ทำให้การจัดหากลายเป็นต้นเหตุของ Delay ครับ
