การทำแผนทรัพยากรโครงการ (Project Resource Planning)
การทำแผนทรัพยากรโครงการ (Project Resource Planning) คือการวางแผนล่วงหน้าว่าโครงการหนึ่ง ๆ ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง ใช้เมื่อไร ใช้เท่าไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ เพื่อให้โครงการดำเนินไปได้ตามแผน ไม่สะดุด ไม่ล่าช้า และไม่บานปลายด้านต้นทุน โดยทรัพยากรของโครงการไม่ได้หมายถึง “คน” เพียงอย่างเดียว แต่รวมถึงวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องจักร งบประมาณ เทคโนโลยี และความรู้เฉพาะทางที่จำเป็นต่อการทำงาน
หัวใจของการทำแผนทรัพยากร คือการเชื่อมโยง “งาน–เวลา–ทรัพยากร” เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ ผู้จัดการโครงการต้องเริ่มจากการเข้าใจขอบเขตงานให้ชัดเจน แล้วแตกงานออกเป็นกิจกรรมย่อย ๆ จากนั้นจึงพิจารณาว่าแต่ละกิจกรรมต้องใช้ทรัพยากรประเภทใด ปริมาณเท่าใด และใช้ในช่วงเวลาใด หากวางแผนได้ดี จะช่วยให้การทำงานราบรื่น ลดการรอคอย และใช้ทรัพยากรได้คุ้มค่าที่สุด
ทรัพยากรในโครงการมีอะไรบ้าง
โดยทั่วไป ทรัพยากรโครงการสามารถแบ่งออกได้เป็น
• ทรัพยากรบุคคล เช่น วิศวกร ผู้จัดการโครงการ ช่าง หรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
• วัสดุและอุปกรณ์ เช่น วัสดุก่อสร้าง เครื่องมือ เครื่องจักร
• งบประมาณและเงินทุน สำหรับค่าแรง ค่าวัสดุ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
• เทคโนโลยีและข้อมูล เช่น ซอฟต์แวร์ ระบบสารสนเทศ หรือองค์ความรู้เฉพาะ
การมองทรัพยากรให้ครบทุกมิติ จะช่วยลดปัญหาที่มักเกิดขึ้นภายหลัง เช่น งานพร้อมแต่คนไม่พอ หรือมีคนพร้อมแต่เครื่องมือยังมาไม่ถึงหน้างาน
ทำไมแผนทรัพยากรจึงสำคัญ ?
แผนทรัพยากรมีบทบาทสำคัญต่อทั้งเวลาและต้นทุนของโครงการ หากไม่มีการวางแผนที่ดี อาจเกิดการใช้ทรัพยากรซ้ำซ้อน ใช้เกินความจำเป็น หรือจัดคนไม่ตรงกับงาน ส่งผลให้โครงการล่าช้าและงบประมาณบานปลาย ในทางตรงกันข้าม แผนทรัพยากรที่ชัดเจนจะช่วยให้
• ควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น
• ลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนทรัพยากร
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม
• ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นภาพรวมและตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
แผนทรัพยากรกับการบริหารความเสี่ยง
อีกประโยชน์หนึ่งที่มักถูกมองข้าม คือแผนทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการมองเห็น “จุดเสี่ยง” ล่วงหน้า เช่น ทรัพยากรใดเป็นคอขวดของโครงการ หรือหากขาดทรัพยากรบางอย่างจะกระทบงานทั้งระบบ เมื่อทราบจุดเสี่ยงแล้ว ก็สามารถเตรียมแผนสำรอง เช่น การจัดคนทดแทน การเช่าอุปกรณ์ หรือการหาซัพพลายเออร์ทางเลือกไว้ล่วงหน้า
สรุป
แผนทรัพยากรที่ดีจะช่วยลดปัญหาเฉพาะหน้า เพิ่มโอกาสความสำเร็จของโครงการ และสะท้อนความเป็นมืออาชีพของผู้บริหารโครงการอย่างแท้จริง
