❓แล้วมันเกิดจากอะไรกันแน่ล่ะ?? :
ปัญหามันเกิดจาก เรามัวแต่สนใจนั่งตีความสัญญา และเอกสารขอบเขตรายละเอียดงาน (Term Of Reference หรือ TOR) แต่กลับไม่เคยทราบความต้องการที่แท้จริงของลูกค้าเลย พอทำงานออกมา มันก็ไม่ตรงความต้องการเขาน่ะสิครับ

💡แล้วมันแก้อย่างไรล่ะ?? :
จริงๆแล้ว ก็แค่อย่าเอาแต่อ่านสัญญา แล้วแปลความ (เอาเอง) อยู่ข้างเดียวครับ ให้นำสิ่งที่เราตีความ มาปรึกษาลูกค้า ว่าเข้าใจตรงกันหรือไม่ เพื่อให้เข้าใจสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ พอทราบแล้ว เราก็สามารถระบุเนื้องานที่สำคัญที่จำเป็นต้องทำ ซึ่งต้องเน้นมากเป็นพิเศษ โดยสรุปการพูดคุยกับลูกค้าจะทำให้เราได้ค้นพบข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ ซึ่งในรายละเอียดสิ่งที่เราจะได้จากการสอบถามลูกค้าแบ่งเป็น 2 กลุ่มหลักครับ

📉เอาล่ะครับ นอกจากทำงานที่ลูกค้าต้องการจริงๆแล้ว การพูดคุยดังกล่าวนี้ก็ทำให้เราได้ทราบว่า งานบางงานที่ระบุในสัญญา อาจไม่ได้เป็นความต้องการหลักเลย ซึ่งทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้พลังงานหลักไปกับงานเหล่านี้เท่ากับงานกลุ่มข้างต้น ทำให้เราสามารถประหยัดได้ทั้งเวลา และทรัพยากรของโครงการ ซึ่งเราก็มีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยในการบริหารงานกลุ่มนี้ดังนี้ครับ

o งานบางงานสามารถควบรวมเป็นงานเดียวกันได้:
ในสัญญามักจะมีงานที่คล้ายๆกัน หรือระบุให้ทำซ้ำๆกัน เราสามารถเสนอให้ควบรวมงานนั้นได้ เช่น จากรายการคำนวณทางวิศวกรรมแยกฉบับ โดยแบ่งตามพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง เราสามารถควบรวมให้เป็นเล่มรวมเล่มเดียว หรือ รายงานความคืบหน้างานรายสัปดาห์ (Weekly Report) สามารถขยายเป็นรายสองสัปดาห์ (Bi-weekly Report) กรณีนี้จะเห็นว่างานจะลดได้ครึ่งนึงเลยครับ

o งานที่อาจไม่จำเป็นอีกต่อไป:
สังเกตไหมครับ บาง requirement ไม่ได้จำเป็นแล้วสำหรับโครงการ เนื่องจากสถานการณ์ได้เปลี่ยนไปแล้ว เช่น รายงานผลการศึกษาบางตัวที่ลูกค้าไม่ได้ต้องการข้อมูลนั้นแล้ว งานเหล่านี้เราสามารถเสนอได้ว่าอาจไม่จำเป็นต้องทำ แต่ทั้งที่ทั้งนั้น อย่าลืมว่าสิ่งที่ต้องนำส่งของโครงการยังคงต้องได้ตามวัตถุประสงค์อยู่นะครับ

o งานที่จำเป็นน้อย แต่ระบุไว้ว่าต้องทำ:
ไม่ทำงานเหล่านี้ ก็แทบไม่ได้มีผลกระทบกับโครงการ เนื่องจากมีความจำเป็นน้อย ถึงน้อยมาก เราอาจเสนอว่าอาจไม่จำเป็นต้องทุ่มเททำในรายละเอียดมากก็ได้ อาจจะแค่ทำเท่าที่จำเป็นก็พอ ตัวอย่าง เช่น แผนระยะเวลาโครงการ (Project Schedule) ในช่วงที่ไม่ใช่ช่วงสำคัญ อาจเสนอให้ทำแบบละเอียดน้อยลง ก็ได้ครับ