หลักการ/แนวคิด
หากกล่าวถึงคำนิยามหรือความหมายของ “การบริหารโครงการ (Project Management)” แล้ว จะหมายถึง การจัดการ (หรือบริหาร) โครงการที่ต้องอาศัยพื้นฐานของกระบวนการจัดการไม่ว่าจะเป็นการวางแผน (Planning) การจัดองค์การ (Organizing) การนำ (Leading) หรือการจูงใจ (Motivating) และการควบคุม (Controlling) ทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้ หรืออาจกล่าวได้ว่า การบริหารโครงการ คือการบริหารจัดการทรัพยากรที่เรามีอยู่ให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซึ่งการดำเนินกิจกรรมใด ๆ ในปัจจุบัน มักต้องเตรียมแผนบริหารโครงการ ตั้งแต่กระบวนการเริ่มต้นไปจนถึงกระบวนการสุดท้าย ให้สัมพันธ์กันกับระยะเวลาในการดำเนินงาน การบริหารโครงการจึงมีความแตกต่างจากการบริหารงานตามปกติทั่วไปหลายประการ เช่น ใช้ช่วงระยะเวลาและทรัพยากรอย่างจำกัด มีทีมงานหมุนเวียนยืดหยุ่นได้โดยอาศัยความรู้ความชำนาญของบุคลากรในแต่ละ ด้าน ระยะเวลาการทำงานเป็นแบบชั่วคราว ซึ่งมีโอกาสเกิดความขัดแย้งระหว่างการทำงานสูง ดังนั้น การบริหารโครงการ จึงควรทำการศึกษาข้อมูลเบื้องต้น ศึกษาความเป็นไปได้ พัฒนาระบบบริหารโครงการต่อไป
ความสำคัญของโครงการ
- ช่วยชี้ให้เห็นถึงปัญหาและภูมิหลังของการทำงาน
- ช่วยให้การปฏิบัติงานตามแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยให้แผนงานมีความชัดเจน
- ช่วยให้แผนงานมีทรัพยากรใช้เพียงพอ เหมาะสมกับการปฏิบัติจริง
- ช่วยให้แผนงานมีความเป็นไปได้สูง
- ช่วยลดความขัดแย้งและขจัดความซ้ำซ้อนในหน้าที่ความรับผิดชอบ
- ช่วยสร้างทัศคนคติที่ดีต่อบุคลากรในหน่วยงาน
- สร้างความมั่นคงให้กับแผนงาน
- สามารถควบคุมการทำงานได้สะดวก ไม่ซ้ำซ้อน
- หลักสูตรนี้จึงถูกออกแบบเพื่อให้ความรู้ ปรับทัศนคติ เพิ่มทักษะ และ ลงมือปฏิบัติจริง มีการถ่ายทอดกรณีศึกษาในการประยุกต์ใช้งานในลักษณะต่างๆผ่านวิทยากรที่มีประสบการณ์ความสำเร็จในการนำแนวคิดในการใช้บริหารองค์กรอย่างมียุทธศาสตร์ เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจและเปิดมุมมองให้พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจวัตถุประสงค์
- ทำให้ผู้เรียนเกิดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับแนวคิด หลักการบริหารโครงการเพื่อนำไปสู่การปฎิบัติงาน และสามารถกำหนดตัวชี้วัดได้อย่างเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ
- ทำให้ผู้เรียนสามารถประยุกต์ใช้แนวคิดหลักการ วิธีการบริหารโครงการให้แผนการปฎิบัติงานให้เป็นไปตามแนวทางขององค์กร
- ทำให้ผู้เรียน สามารถประยุกต์ใช้จริงและถ่ายทอดโครงการต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปในทิศทางที่องค์กรต้องการ
เนื้อหาการเรียนรู้
วันแรก
ส่วนที่1) พื้นฐานการเขียนรายงาน ทำโครงการ
- คุณค่าและความสำคัญของ “แผนปฏิบัติงาน”
- SMART Goal Model คุณค่าและความสำคัญของการบรรลุ “เป้าหมายแผนปฏิบัติงาน”
- แนวทางในการสร้างความสำเร็จให้กับเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้
- เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
- วัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนปฏิบัติการ
- ป้องกันและลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในการทำงานไว้ล่วงหน้า
- เพื่อลดความขัดแย้งในการทำงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน
- เพื่อลดความผิดพลาดและลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
ส่วนที่2) การบริหารจัดการโครงการ
- หลักการวิเคราะห์ความจำเป็นของการจัดทำแผนปฏิบัติการ ( Action Plan Needs)
- PDCA (Deming Circle) หลักการเขียน แผนปฏิบัติการ ให้มีประสิทธิภาพ
- วิธีวางองค์ประกอบของการเขียนแผนปฏิบัติการ ตามหลัก PDCA
- ความมุ่งหมายและวัตถุประสงค์
- กลยุทธ์ที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์
- วิธีการกำหนดจุดประสงค์เชิงปริมาณและคุณภาพ
- การทำความเข้าใจเงื่อนไขและสภาพแวดล้อมที่มีผลต่อความสำเร็จของแผนฯ
- โครงสร้างและ ลักษณะของโครงการที่ดี
- ชื่อแผนปฏิบัติ
- ขั้นตอนหลัก
- ภารกิจย่อยและผู้รับผิดชอบ
- วิธีการหรือแนวทางในการปฏิบัติ
- ทรัพยากรที่ต้องการ เช่น งบประมาณ คน เครื่องมือ อุปกรณ์
- กำหนดวันเวลาสถานที่
- ผลที่คาดว่าจะได้รับ
- จุดวิกฤตที่สำคัญหรือข้อควรระวัง ความเสี่ยงของขั้นตอนหรือภารกิจ
- แผนปฏิบัติรองรับ/แผนปฏิบัติสำรอง
- งบประมาณ
- ผู้รับผิดชอบและที่ปรึกษา
ส่วนที่3) การวางแผนการทำงาน,การบริหารจัดการด้านทรัพยากรและการจัดการค่าใช้จ่าย
- หลักการจัดลำดับความสำคัญของแผนปฏิบัติการ
- การนำ Gantt Chart และ CTP มาใช้การจัดลำดับความสำคัญและเร่งด่วนของการทำงานไว้ล่วงหน้า (Task Prioritization)
- การบริหารจัดการทรัพยากรที่ต้องใช้ในแผนฯ เช่น งบประมาณ คน เครื่องมือ อุปกรณ์
- หลักการกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายประจำปีของแผนฯ
วันที่สอง
ส่วนที่4) เรียนรู้ทักษะที่จำเป็นในการวางแผนเพื่อการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ
- เทคนิคการมอบหมายงานให้กับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- เทคนิคการควบคุมแผนปฏิบัติงาน เพื่อลดความเสี่ยงในการดำเนินงานที่ผิดไปจากเป้าหมายของแผนงาน/โครงการ
- หลักการการและแผนการขอการสนับสนุนจากหน่วยงานอื่นเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในการทำงาน
- 4M Model เทคนิคการค้นหาจุดอ่อนของแผนปฏิบัติงาน
- บทบาทของผู้ตรวจสอบและควบคุมแผนปฏิบัติงาน
- หลักการวิเคราะห์โอกาสความสำเร็จของแผนปฏิบัติการ
- เทคนิคการปรับปรุงแผน
- หลักการและวิธีรายงานสรุปผลงานและการนำเสนอแผนงาน
กลุ่มผู้เข้าอบรม
- ผู้นำและผู้บริหารขององค์กร
- บุคลากรในระดับหัวหน้างาน
- พนักงานทั่วไปที่มีความสน
Business Framework
(บางส่วนที่นำมาใช้ประกอบการบรรยาย)
Figure 1 Smart goal Model
Figure 2 PDCA circle for planning
Figure 3 4M for Planning
- ตัวอย่างการจัดทำแผนปฏิบัติงานและกรณีศึกษา
กิจกรรมและWorkshop
Inspiring Workshop : ฝึกการตั้งเป้าหมายในการทำงาน
Business Model : Business Model ที่ได้เรียน
Inspiring Workshop : ฝึกการเขียน Action plan ของโครงการ เพื่อนำไปใช้ในการทำงาน
Business Model : Business Model ที่ได้เรียน
Inspiring Workshop : ฝึกการนำเสนอ Action plan ของโครงการ ต่อหน้าที่ประชุม
Business Model : Business Model ที่ได้เรียน
แนวทางการสอนและรูปแบบการเรียนรู้
ทฤษฎี 50% : ปฏิบัติ 50%
- บรรยาย : ถ่ายทอดความรู้ให้ผู้เข้าอบรม
- กิจกรรมกลุ่มระดมความคิด : ผู้เข้าอบรมได้เข้าไป “มีส่วนร่วม”
- ตัวอย่าง/กรณีศึกษาประกอบ : เพื่อเห็น “ภาพที่ชัดเจน” ยิ่งขึ้น
- การเสวนาตีความ : ฝึกวิเคราะห์เชิงลึกเพื่อการประยุกต์ใช้
- การสัมมนาใช้รูปแบบการเรียนรู้แบบผู้ใหญ่และการฝึกประสบการณ์ (Adult Learning & Experiential Learning) ด้วยวิธีการบรรยายควบคู่กับการปฏิบัติ เน้นการบรรยายแบบให้ผู้เข้าสัมมนาเป็นศูนย์กลางการอบรมการตั้งประเด็นคำถามเพื่อให้ผู้เรียนได้ใช้ความคิด แลกเปลี่ยนประสบการณ์ มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและนำเสนอ เพื่อให้เกิดความเข้าใจเนื้อหาอย่างแท้จริง และ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที
- เนื้อหาของโปรแกรมมีทั้งการบรรยายให้มุมมองหลักคิดผ่านกิจกรรมกลุ่ม และเดี่ยว การฝึกปฏิบัติการ (Work Shop), กรณีศึกษาและสถานการณ์จำลอง (Case Study and Simulation) และ การนำเสนอ (Present) ทำให้การเรียนรู้ เกิดเข้าใจด้วยตัวเองอย่างแท้จริง
