Business photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

หลักการและแนวคิด

“เป้าหมายที่คุณกำหนดจะเป็นการสร้างกรอบการประชุมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ”

ขณะที่ Stephen Covey กล่าวถึง Seven Habits of Highly Effective People ว่า “เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ” วัตถุประสงค์ในการประชุมของคุณจะเป็นตัวกำหนดการประชุมผู้ถือหุ้นวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมที่คุณจะต้องเข้าร่วมการประชุม

คนใช้เวลามากในการประชุมการดำเนินการที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จต้องได้รับการจัดการโดยผู้นำที่มีการเตรียมความพร้อม โดยมีการเตรียมขั้นตอนการประชุมดังนี้

  • ก่อนการประชุม ต้องมีการเตรียมข้อมูลก่อนการประชุม มีการแจ้งวาระ กำหนดหัวข้อ ขอบเขตระยะเวลา และกระบวนการที่จะใช้ในการประชุมร่วมกัน – เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีความคาดหวังที่ตรงกันก่อนเริ่ม ขั้นตอนนี้เป็นสิ่งที่หลายครั้งถูกมองข้ามไป และทำให้เกิดความเข้าใจผิดที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้งได้ง่าย
  • ระหว่างการประชุม สร้างบรรยากาศที่ดี ทั้งในเชิงกายภาพ (แสง เสียง) และเชิงความสัมพันธ์ คือชวนให้ผู้เข้าร่วมเปิดใจต่อกัน รับฟังกันอย่างลึกซึ้ง รับรู้สิ่งที่เกิดขึ้นในปัจจุบันขณะ มากกว่าจะตัดสินคนอื่นอย่างตายตัวจากประสบการณ์ในอดีต สร้างการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมให้โอกาสคนที่ “เสียงเบา” ได้พูดบ้างและหากคนเยอะอาจแบ่งกลุ่มย่อยก่อน เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมได้อย่างเต็มที่ ในระหว่างการประชุม ผู้ดำเนินรายการสรุปประเด็นที่กำลังพูดคุยในแต่ละช่วง และย้ำข้อสรุปทั้งหมดเมื่อจบการประชุม ช่วยกันดูแลความสัมพันธ์ ไม่ควรมุ่งไปที่ประเด็นในการประชุมมากเกินไปจนลืมดูแลความสัมพันธ์ของผู้เข้าร่วม (อาจต้องช่วยๆ กันนะคะเนื่องจากผู้ดำเนินรายการคนเดียวอาจดูแลได้ไม่หมด)
  • หลังการประชุม มีการติดตามผลหลังการประชุม ประชุมไปแล้วคงไม่มีประโยชน์มากนักหากเรื่องที่พูดคุยไม่ได้นำไปทำจริง การติดตามจึงเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้การประชุมเองเลย เพราะฉะนั้นควรมีการตกลงกันไว้ก่อนว่าจะมีการติดตามอย่างไร โดยใคร และเมื่อไหร่

เป็นเรื่องที่ไม่ง่ายแต่ก็ไม่ยากเกินไป โดยความท้าทายอยู่ที่เราเจอคนที่เห็นต่างหรือเจอกับสถานการณ์ที่ไม่ได้เป็นไปตามคาดหมาย ทำอย่างไรเราถึงจะอยู่กับมันได้และเท่าทันตัวเองพอที่จะแก้ปัญหาได้อย่างเหมาะสม  เพื่อเป็นส่วนในการขับเคลื่อนองค์กรให้เกิดผลลัพธ์ที่ยั่งยืนต่อไป

หลักสูตรนี้ถูกออกแบบเพื่อให้ความรู้ การถ่ายทอดกรณีศึกษาในการประยุกต์ใช้งานในลักษณะต่างๆผ่านวิทยากรที่มีประสบการณ์ความสำเร็จในการนำแนวคิดในการใช้บริหารองค์กรให้มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจและเปิดมุมมองเกี่ยวกับโอกาสให้พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

วัตถุประสงค์

  1. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเกิดความเข้าใจความหมายของการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
  2. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมตระหนักถึงความสำคัญและประโยชน์ของการประชุม
  3. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมรู้จักและเข้าใจบทบาทของการนำ และการเข้าร่วมประชุม
  4. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมค้นพบวิธีการนำ และการร่วมประชุมเพื่อบรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ

หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับ

  • ผู้บริหาร
  • หัวหน้างาน
  • ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร
  • พนักงานทั่วไป

เนื้อหาของหลักสูตร (Course Outline)

  • ความหมาย ความสำคัญ และประเภทของการประชุม
  • ปัจจัยสำคัญแห่งความสำเร็จในการประชุม
  • บทบาทหน้าที่รับผิดชอบผู้นำการประชุม
  • ประธานในที่ประชุม (Leader)
  • ผู้ดำเนินการประชุม (Facilitator)
  • ผู้จดรายงานการประชุม (Scribe)
    • บุคลิกภาพของผู้จดรายงานการประชุม (Scribe)
  • เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการนำประชุม
  • ทักษะในการนำการประชุม
    • ช่วงเปิดการประชุม
    • ช่วงนำเข้าสู่วาระต่าง ๆ
    • ช่วงปิดการประชุม
  • พฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมที่ดีและการรับมือกับพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม
  • เทคนิคการกระตุ้นให้สมาชิกมีส่วนร่วมในการประชุม
  • การสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการประชุม การ เปิดโอกาสและกระตุ้นให้สมาชิก กล้าแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในที่ประชุม
  • เทคนิคควบคุมการประชุมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย
  • เทคนิคทางจิตวิทยา
  • การควบคุมโดยอาศัยข้อบังคับการประชุม
  • การติดตามผลการประชุม โดยผลักดันผู้รับผิดชอบทำงานให้สำเร็จ
  • ประธานต้องทำหน้าที่ติดตามผลการประชุม และสอบถามความคืบหน้า
  • การสรุปมติที่ประชุม ก่อนปิดการประชุม
  • การนัดหมายการประชุมในครั้งต่อไป

สถานที่อบรม

ลูกค้าเป็นผู้ดำเนินการ

ระยะเวลาดำเนินการฝึกอบรมตามหลักสูตร

การอบรมใช้ระยะเวลาทั้งสิ้นจำนวน 1 วัน (09.00 น. – 16.00 น.) โดยการอบรมจะประกอบด้วยการบรรยายทฤษฎีและหลักการ กิจกรรมปฏิบัติการกลุ่มและการฝึกประยุกต์ความรู้จากการฝึกอบรม ความท้าทายหรือวาระที่เกี่ยวข้องกับการวัดและประเมินผลการดำเนินงาน (ตามความเหมาะสม)

วิธีการดำเนินหลักสูตร

  1. เพื่อให้การถ่ายทอดองค์ความรู้สามารถนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์กรและสอดคล้องกับบริบททางธุรกิจของแต่ละองค์กร เนื้อหาหลักสูตรจะได้รับการออกแบบให้เหมาะสมและตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร (Customized) โดยดำเนินการจัดอบรมภายในองค์กร (In House Training) ในวันและเวลาที่องค์กรสะดวกและบุคลากรมีความพร้อมในการเข้าอบรมอย่างพร้อมเพรียง
  2. เน้นรูปแบบการอบรมเชิงปฏิบัติการควบคู่กับทฤษฎี และกรณีตัวอย่าง เพื่ออธิบายประมวลสรุปให้บุคลากรผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความเข้าใจและมีทักษะเบื้องต้นเพียงพอในการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ต่อไป

แนวทางและเทคนิคที่ใช้ในการดำเนินหลักสูตรฝึกอบรม

  • การฝึกอบรมใช้รูปแบบการเรียนรู้แบบผู้ใหญ่ (Adult Learning) โดยเน้นให้ผู้เรียนได้คิด แลกเปลี่ยนประสบการณ์ แสดงความคิดเห็น เพื่อให้เกิดความเข้าใจเนื้อหาอย่างแท้จริง และ สามารถนำไปใช้ได้ทันที
    • การสร้างและกระตุ้นการสื่อสาร 2 ทาง เช่น
      • การแนะนำตัวเอง จุดประสงค์และความคาดหวังจากการอบรม
      • คำสำคัญต่างๆ (Key Words)
      • การตั้งคำถามเพื่อกระตุ้นการคิดของผู้เข้าอบรม
    • การประเมินผลตนเองหลังการอบรม
      • ผ่านการนำเสนอผลงานกิจกรรมกลุ่ม (Workshop)
      • ผ่านการนำไปถ่ายทอดต่อ
    • Workshop ประเด็นสำคัญที่สามารถฝึกทักษะได้
      • กระตุ้นให้ฝึกคิดและนำเสนอ
      • นำเทคนิค และเครื่องมือมาตรฐานไปทดลองใช้
      • แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันในกลุ่มระดมสมอง
    • Assignment เพื่อนำไปฝึกฝนเพิ่มเติม
      • หัวข้อหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภารกิจงานของตนเอง
    • เนื้อหาของหลักสูตรมีทั้งการบรรยาย , การระดมสมอง (Brainstorming) , การปฏิบัติการ (Work Shop) , การแสดงสถานการณ์จำลอง (Simulation) และ การนำเสนอ (Present) ทำให้การเรียนรู้ เกิดความสนุกสนาน และสามารถเข้าใจด้วยตัวเองอย่างแท้จริง
    • วิทยากรทำหน้าที่เป็นผู้อำนวยความสะดวกในการเรียนรู้ เพื่อให้ผู้เรียนรู้ สามารถพัฒนาประยุกต์เทคนิคและเครื่องมือได้อย่างเหมาะสมกับจริตของตนเอง และนำไปสู่การใช้ปฏิบัติงานจนเกิดความชำนาญ
Please follow and like us:
SHARE