In-House Training Courses

NEGOTIATION & COMMUNICATION

Effective Meeting

Business photo created by rawpixel.com – www.freepik.com

หลักการและแนวคิด

“เป้าหมายที่คุณกำหนดจะเป็นการสร้างกรอบการประชุมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ”

ขณะที่ Stephen Covey กล่าวถึง Seven Habits of Highly Effective People ว่า “เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ” วัตถุประสงค์ในการประชุมของคุณจะเป็นตัวกำหนดการประชุมผู้ถือหุ้นวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมที่คุณจะต้องเข้าร่วมการประชุม

คนใช้เวลามากในการประชุมการดำเนินการที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จต้องได้รับการจัดการโดยผู้นำที่มีการเตรียมความพร้อม โดยมีการเตรียมขั้นตอนการประชุมดังนี้

ก่อนการประชุม ต้องมีการเตรียมข้อมูลก่อนการประชุม มีการแจ้งวาระ กำหนดหัวข้อ ขอบเขตระยะเวลา และกระบวนการที่จะใช้ในการประชุมร่วมกัน – เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีความคาดหวังที่ตรงกันก่อนเริ่ม ขั้นตอนนี้เป็นสิ่งที่หลายครั้งถูกมองข้ามไป และทำให้เกิดความเข้าใจผิดที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้งได้ง่าย
ระหว่างการประชุม สร้างบรรยากาศที่ดี ทั้งในเชิงกายภาพ (แสง เสียง) และเชิงความสัมพันธ์ คือชวนให้ผู้เข้าร่วมเปิดใจต่อกัน รับฟังกันอย่างลึกซึ้ง รับรู้สิ่งที่เกิดขึ้นในปัจจุบันขณะ มากกว่าจะตัดสินคนอื่นอย่างตายตัวจากประสบการณ์ในอดีต สร้างการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมให้โอกาสคนที่ “เสียงเบา” ได้พูดบ้างและหากคนเยอะอาจแบ่งกลุ่มย่อยก่อน เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมได้อย่างเต็มที่ ในระหว่างการประชุม ผู้ดำเนินรายการสรุปประเด็นที่กำลังพูดคุยในแต่ละช่วง และย้ำข้อสรุปทั้งหมดเมื่อจบการประชุม ช่วยกันดูแลความสัมพันธ์ ไม่ควรมุ่งไปที่ประเด็นในการประชุมมากเกินไปจนลืมดูแลความสัมพันธ์ของผู้เข้าร่วม
หลังการประชุม มีการติดตามผลหลังการประชุม ประชุมไปแล้วคงไม่มีประโยชน์มากนักหากเรื่องที่พูดคุยไม่ได้นำไปทำจริง การติดตามจึงเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้การประชุมเองเลย เพราะฉะนั้นควรมีการตกลงกันไว้ก่อนว่าจะมีการติดตามอย่างไร โดยใคร และเมื่อไหร่

หลักสูตรนี้ถูกออกแบบเพื่อให้ความรู้ การถ่ายทอดกรณีศึกษาในการประยุกต์ใช้งานในลักษณะต่างๆผ่านวิทยากรที่มีประสบการณ์ความสำเร็จในการนำแนวคิดในการใช้บริหารองค์กรให้มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจและเปิดมุมมองเกี่ยวกับโอกาสให้พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

วัตถุประสงค์

เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเกิดความเข้าใจความหมายของการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้ผู้เข้าอบรมตระหนักถึงความสำคัญและประโยชน์ของการประชุม
เพื่อให้ผู้เข้าอบรมรู้จักและเข้าใจบทบาทของการนำ และการเข้าร่วมประชุม
เพื่อให้ผู้เข้าอบรมค้นพบวิธีการนำ และการร่วมประชุมเพื่อบรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ

หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับ

ผู้บริหาร
หัวหน้างาน
ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร
พนักงานทั่วไป

เนื้อหาของหลักสูตร (Course Outline)

ความหมาย ความสำคัญ และประเภทของการประชุม
ปัจจัยสำคัญแห่งความสำเร็จในการประชุม
บทบาทหน้าที่รับผิดชอบผู้นำการประชุม
ประธานในที่ประชุม (Leader)
ผู้ดำเนินการประชุม (Facilitator)
ผู้จดรายงานการประชุม (Scribe)
- บุคลิกภาพของผู้จดรายงานการประชุม (Scribe)
เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการนำประชุม
ทักษะในการนำการประชุม
- ช่วงเปิดการประชุม
- ช่วงนำเข้าสู่วาระต่าง ๆ
- ช่วงปิดการประชุม
พฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมที่ดีและการรับมือกับพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม
เทคนิคการกระตุ้นให้สมาชิกมีส่วนร่วมในการประชุม
การสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการประชุม การ เปิดโอกาสและกระตุ้นให้สมาชิก กล้าแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมในที่ประชุม
เทคนิคควบคุมการประชุมให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย
เทคนิคทางจิตวิทยา
การควบคุมโดยอาศัยข้อบังคับการประชุม
การติดตามผลการประชุม โดยผลักดันผู้รับผิดชอบทำงานให้สำเร็จ
ประธานต้องทำหน้าที่ติดตามผลการประชุม และสอบถามความคืบหน้า
การสรุปมติที่ประชุม ก่อนปิดการประชุม
การนัดหมายการประชุมในครั้งต่อไป

ระยะเวลาดำเนินการฝึกอบรมตามหลักสูตร

การอบรมใช้ระยะเวลาทั้งสิ้นจำนวน 1 วัน (09.00 น. – 16.00 น.) โดยการอบรมจะประกอบด้วยการบรรยายทฤษฎีและหลักการ กิจกรรมปฏิบัติการกลุ่มและการฝึกประยุกต์ความรู้จากการฝึกอบรม ความท้าทายหรือวาระที่เกี่ยวข้องกับการวัดและประเมินผลการดำเนินงาน (ตามความเหมาะสม)

วิธีการดำเนินหลักสูตร

เพื่อให้การถ่ายทอดองค์ความรู้สามารถนำไปสู่ประโยชน์ต่อองค์กรและสอดคล้องกับบริบททางธุรกิจของแต่ละองค์กร เนื้อหาหลักสูตรจะได้รับการออกแบบให้เหมาะสมและตามความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร (Customized) โดยดำเนินการจัดอบรมภายในองค์กร (In House Training) ในวันและเวลาที่องค์กรสะดวกและบุคลากรมีความพร้อมในการเข้าอบรมอย่างพร้อมเพรียง
เน้นรูปแบบการอบรมเชิงปฏิบัติการควบคู่กับทฤษฎี และกรณีตัวอย่าง เพื่ออธิบายประมวลสรุปให้บุคลากรผู้เข้ารับการฝึกอบรมมีความเข้าใจและมีทักษะเบื้องต้นเพียงพอในการนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ต่อไป

แนวทางที่ใช้ในการอบรม

แนวทางการสัมมนาและรูปแบบการเรียนรู้ : ทฤษฎี 30 : ปฏิบัติ 70

บรรยาย ถ่ายทอดความรู้ให้ผู้เข้าอบรม

กิจกรรมกลุ่มระดมความคิด ผู้เข้าอบรมได้เข้าไป “มีส่วนร่วม”

ตัวอย่าง/กรณีศึกษาประกอบ เพื่อเห็น “ภาพที่ชัดเจน” มากยิ่งขึ้น

การเสวนาตีความ วิเคราะห์เพื่อเข้าใจให้เชิงลึกเพื่อการประยุกต์ใช้

การสัมมนาใช้รูปแบบการเรียนรู้แบบผู้ใหญ่ (Adult Learning) ด้วยวิธีการบรรยายควบคู่กับการปฏิบัติ เน้นการบรรยายแบบให้ผู้เข้าสัมมนาเป็นศูนย์กลางการอบรมการตั้งประเด็นคำถามเพื่อให้ผู้เรียนได้ใช้ความคิด แลกเปลี่ยนประสบการณ์ มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและนำเสนอ เพื่อให้เกิดความเข้าใจเนื้อหาอย่างแท้จริง และ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที
เนื้อหาของโปรแกรมมีทั้งการบรรยายให้ความรู้ พร้อม VDO ประกอบการบรรยาย, กิจกรรมกลุ่มการระดมความคิด (Brainstorming) , การฝึกปฏิบัติการ (Work Shop), กรณีศึกษาและสถานการณ์จำลอง (Case Study and Simulation) และ การนำเสนอ (Present) ทำให้การเรียนรู้ เกิดเข้าใจด้วยตัวเองอย่างแท้จริง