ใครไม่รู้จักโฆษก ยกมือขึ้น?
คำว่า ”โฆษก” (spokesman) คงไม่จำเป็นต้องมีคำอธิบายมากมายนักเพราะใครๆ ก็รู้ว่า โฆษกคือ คนที่ถือไมโครโฟนแล้วพูดๆ ประกาศเรื่องนั้นเรื่องนี้ให้คนได้รับรู้และเข้าใจ ซึ่งเห็นมากมายตามงานต่างๆ เช่น งานวัด งานบวช ฯลฯ
แต่ความหมายในทางการของ “โฆษก” วันนี้ผู้เขียนจะพามารู้จักกันนะคะ ซึ่งก็คือ ผู้ประกาศ ผู้โฆษณา ผู้แถลงข่าว ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่พูดแทนองค์กรหรือบุคคลเพื่อสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างหน่วยงานกับประชาชนที่เกี่ยวข้องส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ ส่วนประเภทของโฆษกแบ่งได้ 4 ประเภทคือ 1) โฆษกประเภทแถลงข่าว-แก้ข่าว 2) โฆษกประเภทพิธีกร 3) โฆษกประเภทประกาศ และ4) โฆษกประเภทโฆษณา
ก็งานโฆษกนี่แหละคืองานที่ผู้เขียนต้องเดินทางมาสู่เส้นทางสายใหม่ที่นับเป็นก้าวสำคัญก้าวแรกของชีวิตเลยทีเดียว ความกังวลกับงานที่ใหญ่เกินไปสำหรับตัวเรามันทำให้คิดวนอยู่ในหัวตลอดเวลา พยายามนึกภาพของงานโฆษก สิ่งที่นึกได้กับคำๆ นี้เห็นจะเป็น “โฆษกรัฐบาล” โอ้แม่เจ้า! ยิ่งคิดก็ยิ่งหนาว นี่เราต้องเผชิญหน้ากับสื่อมวลชนทุกค่ายในประเทศไทยจริงเหรอ ต้องจัดห้องให้ผู้สื่อข่าวทำงาน ต้องมีช่อง ”รังนกกระจอก” (คนในวงการสื่อจะรู้จักคำนี้ดีคือที่ที่ใส่เอกสารข่าว ข้อมูลที่ฝากให้ผู้สื่อข่าวไปเผยแพร่นั่นเองโดยจัดทำเป็นช่องหลายๆ ช่องให้เพียงพอต่อสื่อแต่ละสายแต่ละสำนัก อย่างเช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุโทรทัศน์) แม้มีประสบการณ์มาบ้างแล้ว แต่มันเป็นเพียงงาน PR ที่แค่ประสานงานเชิญสื่อมวลชนมาทำข่าว ต้อนรับและอำนวยความสะดวก ส่วนความรับผิดชอบในการนำเสนอหรือการแถลงข่าวเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ใหญ่ซึ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กร คิดแล้วก็เหมือนไปไม่เป็นเลย ยิ่งเป็นหน่วยงานใหม่ในองค์กรใหม่ที่ยังไม่มีใครรู้จัก ที่สำคัญยังไม่มีรูปแบบโครงสร้างงานที่มีคนทำมาก่อน ก็ยิ่งทำให้กลับมาทบทวนคิดแล้วคิดอีก แต่อีกใจนึงความศรัทธาและความมั่นใจที่มีต่อเจ้านายเก่าที่นับเป็นครูคนแรกที่สอนงานด้าน PR ในองค์กรด้านกฎหมายองค์กรแรก ทำให้ผู้เขียนกลับมามีพลังฮึกเหิมต่อสิ่งใหม่ๆ ที่จะทำให้เราก้าวต่อไปอีกขั้นหนึ่ง
แล้วทีนี้จะเริ่มต้นจากจุดไหนก่อนดีล่ะ? ไปไม่เป็นแล้วสิเรา!
คำถามก็เริ่มวนเข้ามาในหัว รอบนี้มันแตกต่างกับรอบที่แล้ว จะเริ่มต้นขยับจากจุดไหนยังไง ต้องไปพูดกับใครหรือทำอะไรก่อน ยอมรับว่าไม่กล้าที่จะเริ่ม ซึ่งเจ้านายเก่าที่ชักชวนและเป็นผู้ให้โอกาสก็บอกแต่เพียงว่า ให้อยู่เฉยๆ ไม่ต้องทำอะไรด้วยตนเองทั้งสิ้น เมื่อถึงเวลาก็จะรู้เอง
แล้วต่อมาไม่นานผู้เขียนก็ถูกเรียกตัวให้ไปพบกับท่านอธิบดี ประโยคแรกที่ออกจากปากท่าน “คิดว่าเป็นใครเสียอีก เธอคนนี้นี่เอง งั้นไม่สงสัยแล้วว่าเป็นเพราะอะไร” ท่านคือผู้บริหารระดับสูงที่เคยทำงานในองค์กรด้านกฎหมายที่แรกของผู้เขียนนั่นเอง ซึ่งผู้เขียนรู้จักตัวท่านว่าเป็นใครแต่ไม่คิดว่าท่านจะรู้จักและจำเราได้ ท่านก็พูดเพียงสั้นๆ ว่าตัดสินใจแล้วใช่มั๊ย เพราะฉะนั้นก็ให้ตั้งใจไปบุกเบิกงานใหม่ ในใจก็นึก แค่นี้เหรอ ทำไมผู้ใหญ่เค้าพูดอะไรที่เป็นเรื่องสำคัญ (ในความรู้สึกเรา) สั้นจัง หรือเพราะเค้าพูดกันก่อนที่จะเรียกเราไปพบเยอะแล้ว ก็ไม่รู้สินะ!
แต่เหมือนกราฟชีวิตที่เตรียมจะพุ่งทะยาน เป็นอันต้องตกลงมาเมื่อถูกเรียกตัวจากผู้บังคับบัญชาที่กำกับดูแลงานฝ่ายประชาสัมพันธ์ ท่านให้คำทัดทานมากมายจากที่ได้เห็นหนังสือขอตัวผู้เขียนไปช่วยราชการที่องค์กรใหม่ นั่นเป็นความหวังดีที่ผู้เขียนสัมผัสได้จริงๆ ท่านมีความห่วงใยในเรื่องความเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานเพราะมันเป็นองค์ใหม่ที่ยังมองไม่เห็นทิศทางของความเจริญก้าวหน้า ท่านบอกหากผู้เขียนยังทำงานที่นี่ต่อไปยังมีโอกาสความเป็นไปได้สูงที่จะมีความก้าวหน้าในสายงานที่ทำอยู่เพราะเห็นผลงานที่ทำ จึงให้กลับไปทบทวนแล้ววันรุ่งขึ้นให้กลับมาตอบ ซึ่งคำตอบมันมีอยู่แล้วในใจ ผู้เขียนจึงไม่คิดที่จะทบทวนแต่อย่างใด พอถึงวันรุ่งขึ้น ผู้เขียนก็เตรียมตัวที่จะไปให้คำตอบ แต่ยังไม่ทันได้ไปพบ ก็เห็นหนังสือฉบับดังกล่าวที่เขียนว่า “อนุญาตให้ไปช่วยราชการได้”
ก้าวแรกที่ผู้เขียนได้เดินเข้าไปในสถานที่ทำงานแห่งใหม่ มองเห็นเป็นห้องโล่งกว้างเพียง 1 Floor เนื่องจากองค์กรใหม่นี้ยังไม่มีสถานที่ทำงานเป็นของตนเอง จึงต้องมาเช่าพื้นที่ของตึกแห่งหนึ่ง ที่เห็นก็มีห้องที่กั้นเป็นของผู้บริหารไม่กี่ห้อง นอกห้องมีคนนั่งทำงานอยู่ไม่มากนัก เริ่มมองเห็นรอยยิ้มแทนการต้อนรับจากคนทำงานที่มองมาที่ผู้เขียน ก็ทำให้รู้สึกใจชื้นขึ้นมาบ้าง เมื่อเดินเข้าไปรายงานตัวกับเจ้านาย ท่านก็บอกสิ่งที่จะให้มาบุกเบิกและเริ่มต้นสร้างบ้านแปงเมืองชื่อว่า “สำนักงานโฆษก” ซึ่งขณะนี้ยังไม่มีแม้แต่โต๊ะเก้าอี้ที่จะนั่งทำงาน แล้วท่านก็บอกให้ผู้เขียนค่อยๆ ไปทำความรู้จักกับแต่ละคน และใช้วิชาแมวมองที่มีอยู่ในตัว เฟ้นหาคนที่เห็นว่ามีทักษะหรืออยากที่จะทำงานนี้มาร่วมกันทำงาน แล้วเรื่องนี้ก็เป็นอีกหนึ่งความทรงจำของผู้เขียนที่ไม่อาจลืมได้ วันรุ่งขึ้นผู้เขียนก็เห็นน้องคนนึงมีบุคลิกเตะตานั่งทำงานอยู่ในส่วนงานสารบรรณคืองานรับ-ส่งหนังสือ เธอเป็นสาวหล่อท่าทางทะมัดทะแมงใส่เสื้อเชิ๊ตนุ่งกางเกงสแลคขายาว เธอเป็นฝ่ายทักทายก่อนในฐานะเจ้าถิ่น ความอ่อนหวานในความเป็นหญิงยังมีอยู่ในตัวเธอไม่น้อยเลย ส่วนความเป็นแมนก็มีออกมาให้เห็น เธอดูเป็นคนที่น่าจะมีอุปนิสัย Takecare คนได้ดีและมี Service mind ความรู้สึกนึกคิดที่มีต่อสาวหล่อคนนี้ผู้เขียนรู้ได้ทันทีว่าเราเจอแล้ว คนนี้นี่แหละผู้ร่วมงานคนแรกของเรา แค่ไม่กี่ประโยคที่สนทนาแลกเปลี่ยนทัศนคติกัน ผู้เขียนเลยเอ่ยปากถาม “น้องเล่นกล้อง ถ่ายรูปได้มั๊ย” เธอตอบทันทีว่า “ได้ค่ะ นอกจากกล้องแล้วหนูถ่าย Video ก็ได้นะคะ” นั่นไงโป๊ะเชะ! เพราะหัวใจของงานหลักที่ไม่มีไม่ได้ในงานข่าว งานประชาสัมพันธ์คือ ภาพข่าวในทุกๆ กิจกรรมขององค์กรที่ต้องส่งให้สื่อมวลชนลงภาพข่าวประชาสัมพันธ์ให้และนำไปติดบอร์ดประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร เป็นอันว่าได้มาแล้วหนึ่ง หลังจากนั้นก็เริ่มเดินเครื่องกับเรื่องประเภท “ของมันต้องมี” คือ สถานที่ทำงานและโต๊ะเก้าอี้พร้อมอุปกรณ์ในการทำงาน โทรศัพท์ สมุดรับ-ส่งหนังสือ เครื่องถ่ายเอกสาร ซึ่งเราได้มุมทำงานเล็กๆ พร้อมโต๊ะเก้าอี้ประมาณ 3-4 ชุด เนื่องจากพื้นที่มีจำกัด ส่วนคอมพิวเตอร์ต้องรอการจัดซื้อจัดจ้างของสำนักงาน เวลาจะทำงานก็เดินไปขอใช้คอมพิวเตอร์จากโต๊ะคนอื่นที่มีใช้อยู่ก่อนแล้ว ยอมรับว่าการทำงานบนความขาดแคลนไม่ได้เป็นอุปสรรคต่อเราเลย กลับตรงกันข้ามมันยิ่งทำให้โอกาสในการทำความรู้จักกับคนอื่นๆ ได้สร้างปฏิสัมพันธ์ต่อกันมีมากขึ้น มีการช่วยเหลือเกื้อกูลกัน หลายคนมาจากหน่วยงานราชการถูกขอตัวมาช่วยราชการโดยที่ยังได้รับเงินเดือนจากองค์กรเดิมที่สังกัดอยู่เนื่องจากหน่วยงานเดิมยังกันตำแหน่งของเราไว้เหมือนกันกับตัวผู้เขียน และหลายคนมาจากภาคเอกชน ซึ่งก็มีรูปแบบและแนวคิดในการทำงานแตกต่างกันออกไป ต่อมาก็ได้ทีมงานมาร่วมงานด้วยอีก 2 คน เป็นคนใหม่จากภายนอก
จึงเริ่มมีการสร้างงาน ซึ่งงานแรกที่จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำก็คือ งานติดตามข่าวที่เกี่ยวข้องกับองค์กรโดยการติดตามข่าวสารจากทุกช่องทางสื่อ อันดับแรกคือสื่อสิ่งพิมพ์ ต้องทำเรื่องจัดซื้อหนังสือพิมพ์หลายฉบับ เพื่อนำมาอ่านในทุกๆ เช้าหากเห็นว่าเป็นข่าวขององค์กรและเป็นข่าวที่เกี่ยวข้องก็จะตัดข่าวนั้นนำมาแปะใส่กระดาษเอ 4 จัดเป็นชุดถ่ายเอกสารเสนอผู้บริหารและหน่วยงานย่อยภายในองค์กร ซึ่งงานดังกล่าวนี้มีหน่วยงานหนึ่งได้รับมอบหมายให้ทำไปพลางก่อนเนื่องจากหน่วยงานโฆษกยังไม่เกิดขึ้น ซึ่งผู้เขียนยังนึกขอบคุณผู้บริหารท่านนี้อยู่ไม่น้อยเพราะท่านได้ให้คำแนะนำและแนวทางต่างๆ อีกมากมายซึ่งผู้เขียนสามารถนำไปต่อยอดงานได้ดีมากเลยทีเดียว และแล้ววันหนึ่งก็มีคำสั่งสั้นๆ มอบหมายให้ทำงานสำคัญคือ งานแถลงข่าวต่อสื่อมวลชน เนื่องจากมีประเด็นสำคัญที่องค์กรต้องชี้แจงให้ประชาชนได้รับรู้รับทราบ จึงต้องจัดแถลงข่าวผ่านสื่อมวลชนทุกแขนง ซึ่งการทำหนังสือเชิญสื่อมวลชนทำข่าวไม่ใช่เรื่องยากสำหรับผู้เขียน แค่เพียงสื่อที่ผู้เขียนเคยติดต่อประสานงานด้วยเป็นคนละกลุ่มเท่านั้นเอง เพราะแต่ละครั้งในการจะเชิญสื่อทำข่าว เราต้องวิเคราะห์เนื้องานและรู้ว่างานที่เราจะแถลงข่าวและประชาสัมพันธ์เป็นงานประเภทใดต้องเชิญสื่อสายไหน เพราะสื่อจะแบ่งเป็นสายต่างๆ เช่น สายยุติธรรม สายการเมือง สายธุรกิจ สายบันเทิง เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม คิดว่ายังไงก็ยังไหวอยู่น่ะไม่น่ายาก ที่ต้องคิดแบบนี้เป็นเพราะการทำงานครั้งนี้ของผู้เขียนเป็นงานขององค์กรใหม่ตามรัฐธรรมนูญ ต้องมีหน้าที่รับผิดชอบงานทีแตกต่างไปจากเดิม ดังนั้นการเชิญผู้สื่อข่าวในครั้งนี้จึงไม่ใช่กลุ่มนักข่าวสายเดิมที่เคยประสานงานต้องเปลี่ยนสายผู้สื่อข่าว ผู้เขียนเลยต้องใช้วิธีสอบถามไปยังผู้สื่อข่าวสายเดิมที่เคยรู้จักกัน
งานครั้งนี้นับเป็นงานสำคัญงานแรกที่จะพิสูจน์ฝีมือของผู้เขียนและทีมงานคือ งานแถลงข่าว ในใจก็จะมีลุ้นว่าผู้สื่อข่าวจะมากันครบทุกแขนงตามที่ได้เชิญไปหรือไม่ ซึ่งก่อนจะถึงวันแถลงข่าว 1 วัน คนที่ทำงานประชาสัมพันธ์ เราต้องมีการ Confirm นักข่าวทุกครั้งว่าได้เห็นหนังสือเชิญหรือไม่ และขอคำยืนยันที่จะมาร่วมงานด้วย ซึ่งนั่นหมายถึงการเตรียมต้อนรับ อำนวยความสะดวก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องสถานที่ คือต้องมีการจัดเตรียม Podium ประดับด้วยดอกไม้ที่ไม่สูงนักเพื่อไม่ให้บังหน้าผู้แถลงข่าว ไมโครโฟนสำหรับผู้แถลงข่าวบน Podium และสำหรับพิธีกรอีก 1 ตัว ที่อาจยืนถัดออกไปจากผู้แถลงข่าว แต่บางครั้งอาจไม่จำเป็นเพราะพิธีกรอาจยืนพูดที่หน้า Podium เดียวกันนั้นก่อนเชิญผู้แถลงข่าวก็ได้ และยังมีสิ่งที่ต้องจัดเตรียมไว้ก่อนล่วงหน้าคือการเขียนข่าว Press Release เอกสารข่าวพร้อมถ่ายเอกสารไว้ล่วงหน้าให้เพียงพอกับที่จะแจกจ่ายให้กับนักข่าว ซึ่งใน Press Release ต้องมีหัวกระดาษข่าวที่มี Logo และชื่อองค์กรเพื่อ guarantee ว่าเป็นข่าวที่ออกจากองค์กรจริง โดยจะมีลำดับที่ของข่าวอยู่ด้านล่างด้วย อีกอย่างโต๊ะและเอกสารให้นักข่าวทุกคนลงทะเบียน ตีตารางเป็นช่อง มีลำดับที่ ชื่อ-สกุล เบอร์โทรศัพท์ จากสำนักข่าวใด และหมายเหตุ เพื่อที่เราจะได้รู้ว่ามีสำนักข่าวใดมาทำข่าวในครั้งนี้บ้าง ที่สำคัญชื่อกับเบอร์โทรสัพท์เพือการติดต่อประสานงานส่งภาพข่าว/กิจกรรมขององค์กร อ้อ! เกือบลืมไปอันนี้ก็สำคัญมาก ครื่องดื่มและอาหารว่าง (ต้องดี) การบริการและการอำนวยความสะดวกก็ต้องดีด้วยเช่นกันเพราะเป็นงานที่ขอความร่วมมือ ดังนั้น นักประชาสัมพันธ์ จึงต้องทำให้สื่อมวลชนทุกคนมีความประทับใจต่อองค์กรของเรา
