เรื่องโดย  อาจารย์ไกรกิติ ทิพกนก

ผู้อำนวยการสถาบัน KCT Academy 

 

 

 

ตอนที่ 5 เขียนแผนที่ฉบับใหม่ขององค์กร (Business Continuity Plan)

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าเมื่อมีการระบาดใหญ่ ไม่ใช่ทุกครั้งที่ มาตรการถอยห่างทางสังคม (Social Distancing) จะถูกนำมาใช้เพื่อชะลอการระบาดแต่ละครั้ง แต่กรณี COVID-19 มาตการถอยห่างทางสังคม ที่ถูกนำมาใช้ในแต่ละช่วงของการระบาดอาจกินเวลาเวลาประมาณ 6 ถึง 8 สัปดาห์ ก่อนผ่อนคลายลง หากมีตัวเลขผู้ติดเชื้อสูงขึ้นอีกมาตรการนี้ก็อาจถูกนำกลับมาใช้อีกเป็นระยะๆ

มีการคาดการณ์ว่า การระบาดใหญ่ของCOVID-19 นี้อาจยาวนานถึงสองปี หน่วยงานสาธารณสุขของไทยยังเตือนด้วยว่าแนวโน้มการเจ็บป่วยและการเสียชีวิตในกลุ่มอายุที่แตกต่างกันจากโรคนี้อาจมีค่าเฉลี่ยที่สูงขึ้นมากกว่าที่คาดการณ์ไว้

หากสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้น มีความเป็นไปได้ว่าภาคธุรกิจของไทยจะกลายเป็นผู้ป่วยที่พวกเขาจะไม่สามารถเข้าแข่งขันในตลาดการค้าได้อย่างน้อยครึ่งปี

การสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ จึงกลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการพาองค์กรฝ่าวิกฤต แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคืออะไร?

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan) เป็นเสมือนแผนที่ๆอธิบายว่าองค์กรจะดำเนินต่อไปอย่างไร ในระหว่างหรือหลังจากฉุกเฉิน, ภัยพิบัติหรือเหตุการณ์เกิดขึ้น

มันเกี่ยวข้องกับการวางแผนว่า บริการหรือผลิตภัณฑ์หลักของคุณจะเป็นอย่างไร ต่อไปและเราจะฟื้นตัวได้อย่างไร และระบบการทำงานที่สำคัญคืออะไร

โปรดจำไว้ว่าแต่ละธุรกิจและการดำเนินงานนั้นไม่เหมือนกัน ทำให้ โดยพื้นฐานแล้วคุณต้องดูว่าอะไรสำคัญสำหรับธุรกิจ ค้นให้พบว่าเหตุการณ์ฉุกเฉินหรือเหตุการณ์จะส่งผลกระทบต่อคุณอย่างไรธุรกิจ อย่าลืมมองทุกแง่มุม เช่น บุคลากร,ระบบ, ขนาดของธุรกิจ, เครื่องจักร, การขนส่ง, ฯลฯ แล้วนำมาเขียนแผนที่ฉบับใหม่

ว่ากันตามเนื้อผ้าตามเนื้อผ้า แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่การรับมือเหตุการณ์ต่างๆที่ทำให้ธุรกิจอาจต้องหยุดชะงักลง และทำให้ธุรกิจนั้นสามารถกลับมาดำเนินธุรกิจต่อเนื่องได้เร็วที่สุด เพื่อให้เกิดความเสียหายต่อลูค้า ทรัพย์สิน ชื่อเสียง และการดำเนินการของธุรกิจน้อยที่สุด เกือบจะทันทีหลังจากเหตุการณ์

ประเด็นที่สำคัญคือ แผนงานจำเป็นต้องสอดคล้องกับการใช้มาตรการเพื่อช่วยชะลอการแพร่กระจายของโรคและมาตรการสาธารณสุขอื่น ๆ อาจรวมถึงมาตรการ จำกัด หรือยกเลิกการชุมนุมทางสังคมและการหยุดการขนส่งมวลชน, ระบบขนส่งสาธารณะ ฯลฯ ของรัฐบาล

ในขั้นแรกสิ่งที่คุณต้องทำมีอยู่ สาม ประการ คือ

  1. วิเคราะห์หากระบวนการ หรือ องค์ประกอบที่เป็นหัวใจสำคัญขององค์กร
  2. ประเมินผลกระทบในกรณีที่กระบวนการ/องค์ประกอบเหล่านี้ไม่สามารถทำงานได้ ยกตัวอย่างว่า ผลกระทบของการระบาดใหญ่ต่อธุรกิจมีอะไรบ้าง

ผลกระทบที่เป็นไปได้ต่อธุรกิจจากเหตุการณ์การระบาดใหญ่ ได้แก่

:•การลดลงของแรงงาน ส่งผลต่อรวมผลิตภาพรวมของบริษัท

  • ความพร้อมในการทำงานของผู้รับเหมาช่วงหรือพนักงานชั่วคราว
  • การยกเลิกคำสั่งซื้อของลูกค้า
  • การหยุดชะงักในการรับ-ส่งพัสดุหรือวัสดุ (โดยเฉพาะถ้านำเข้าทางอากาศหรือทางบกรวมถึงสินค้าที่ผ่านพรมแดนระหว่างประเทศและศุลกากร)
  • การเปลี่ยนแปลงความต้องการ (ตัวอย่างเช่นเพิ่มขึ้นการใช้อินเทอร์เน็ต, การท่องเที่ยว / การเดินทางลดลง)
  • การลดหรือ จำกัด การประชุมสาธารณะหรือการชุมนุม (รวมถึงกีฬา, สโมสร, โรงภาพยนตร์, ศูนย์การค้า, ที่ชุมนุมชน,ร้านอาหาร,ศาสนสถาน ฯลฯ )
  • ข้อจำกัด ในการเดินทาง (ภูมิภาค,ภายในประเทศหรือต่างประเทศ)
  • ในสถานการณ์ที่รุนแรงมากขึ้นอาจเกิดการหยุดชะงักในที่อื่น ๆและการบริการต่าง ๆ เช่น โทรคมนาคม, การเงิน / การธนาคาร,พลังงาน ,น้ำมันเชื้อเพลิง ,ยาหรือ อาหาร

และ 3. ประเมินความเสี่ยงที่เกิดขึ้นที่ทำให้กระบวนการ/องค์ประกอบนั้นจะต้องหยุดทำงาน  ยกตัวอย่างเช่น ในช่วงของการระบาดใหญ่ ความเสี่ยงอย่างหนึ่งที่ทำให้องค์ต้องหยุดชะงัก คือ การที่พนักงานไม่สามารถทำงานได้ ซึ่งสาเหตุสำคัญที่ทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้ หลายประการ เช่น ป่วยหรือถูกกักกัน(สงสัยว่าเป็นหรือกรณีหลังติดเชื้อ) ,จำเป็นต้องหยุดงานเพื่อดูแลเด็ก (กรณีป่วยหรือโรงเรียนปิด)หรือเพื่อดูแลสมาชิกครอบครัวคนอื่น หรือ เลือกที่จะอยู่ที่บ้านหรือ ถูกให้หยุดภายใต้ข้อบังคับที่สั่งโดยรัฐบาล หรือในกรณีที่เลวร้ายที่สุด คือ พวกเขาอาจเสียชีวิต เพราะไม่มีใครจะรู้แน่ชัดว่าไวรัสตัวใหม่นี้เกิดขึ้นที่ไหน เมื่อไหร่ และ มันจะแพร่กระจายเร็วแค่ไหน มันจะทำให้กี่คนที่ต้องไม่ไปทำงาน เราไม่อาจรู้ได้เลยจนกว่าการหยุดงานจะเกิดขึ้น

นอกจากนี้เรายังคาดคะเนได้ว่าอัตราการขาดงานของคนงานในระหว่างการระบาดใหญ่ อาจมีเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญขึ้นในช่วงฤดูฝนและฤดูหนาวที่กำลังจะเข้ามา สิ่งนี้ทำให้ ผู้ว่าจ้างจะจำเป็นต้องวางแผนวิธีการดำเนินธุรกิจด้วยพนักงานที่มีอยู่อย่าง จำกัด

สิ่งนี้นำมาสู่การการวางแผน BCP, การค้นหาทางเลือกเพื่อจัดการกับความเสี่ยงและโอกาส การวางกลยุทธ์และยุทธวิธีตลอดจนมาตรการในการลดความเสี่ยงที่อาจทำให้กระบวนการหลักเกิดการหยุดชะงัก

ในกระบวนนี้อาจหมายถึง การที่คุณต้องทำการปรับโครงสร้างองค์กรทั้ง 4 ด้าน ได้แก่ การจ้างงาน คุณอาจต้องทำการ ทบทวนสัญญาจ้างงานของทุกคนใหม่ , การจัดการกระบวนการผลิตใหม่ กำหนดภารกิจรายบุคคลใหม่ และใช้วิธีการบริหารองค์กรใหม่ ทั้งนี้เมื่อคุณปรับทีมบริหาร ผมแนะนำว่าคุณควรเลือกทีมที่สามารถทำงานในแนวทางเดียวกับที่ผู้ถือหุ้นได้เข้ามาบริหารร่วมกันเท่านั้น

ในระหว่างนี้ต้องใช้หลักการมากำหนดหลักปฏิบัติ ใช้แนวทางบริหารคนในภาวะวิกฤตแทน การบริหารปกติ มีการวางแผนแม่แบบขององค์กร เพื่อปรับสภาพแวดล้อมในการทำงาน ทำการเตรียมความพร้อมด้านการเงิน ไม่ว่าจะเป็นการประกันภัย ,มาตรการทางการเงิน, การคาดประมาณการรายได้และรายจ่ายที่สำคัญผู้บริหารจำเป็นต้องกำหนดงบประมาณวงเงินฟื้นฟู และ วางขั้นตอนการบริหารความต่อเนื่องและกอบกู้กระบวนการตอบสนองต่ออุบัติการณ์ (incident response process) ไม่ว่าจะเป็น กระบวนการแจ้งเหตุฉุกเฉิน และ วิธีการตอบสนองต่อเหตุการณ์เกิดขึ้น ทั้งสามระยะ ได้แก่ การตอบสนองต่อเหตุการณ์ทันที (ภายใน 24 ชั่วโมง), การตอบสนองต่อเหตุการณ์ในระยะสั้น และการตอบสนองต่อเหตุการณ์ในระยะกลาง

และอีกสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือการตั้งศูนย์การสื่อสารเพื่อดำเนินงานด้านการเผยแพร่ข้อมูลที่ถูกต้องและเข้ามาจัดการเรื่องภาพลักษณ์และชื่อเสียงขององค์กร ตลอดจนการเลือกใช้สื่อที่เหมาะสมที่สุดในทั้งระหว่างที่เกิดเหตุและหลังวิกฤต

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงคำแนะนำพื้นฐานเท่านั้น ซึ่ง รายละเอียดแผนของคุณควรขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ และความต้องการด้านปฏิบัติการของธุรกิจนั้นๆ ตลอดจนความซับซ้อนขององค์กรของคุณและขนาดขององค์กร

และผมย้ำว่าคุณจำเป็นต้องสร้างแผนการบริหารความต่อเนื่องของธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงและเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เองเท่านั้น

แบ่งปัน