Business photo created by freepik - www.freepik.com

 

 

 

เรื่องโดย  

อาจารย์ไกรกิติ ทิพกนก  ผู้อำนวยการสถาบัน KCT Academy

 

ในการจัดการผลกระทบของ COVID-19 อาจมีการจ้างงานระยะไกลเป็นกรณีชั่วคราว การทำงานจากระยะไกล ในระยะแรก เป็นการจัดการระยะสั้นอย่างไม่เป็นทางการระหว่างพนักงานและบริษัท แต่หากคาดว่าการทำงานจากระยะไกล นี้จะคงอยู่นานกว่าหลายวัน ทั้งสองฝ่ายควรทำข้อตกลงการทำงานจากระยะไกล แล้วนำมาใช้เพื่อสร้างความเข้าใจในวิธีการทำงานร่วมกัน  

จากนั้นให้วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด อย่างเป็นทางการจากหัวหน้างาน พนักงานและบริษัท วางเงื่อนไขเกี่ยวกับระยะเวลาการทำงานระยะไกลเป็นอย่างไร ใครเป็นผู้มีอำนาจการอนุมัติหรืออาจยุติการทำงานระยะไกลได้  กำหนดมาตรการและวิธีปฏิบัติงานด้านการใช้ข้อมูลของบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลแผนกถูกจัดเก็บในแอปพลิเคชั่นบนเว็บหรือเซิร์ฟเวอร์แผนกเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลต้องมีระบบการเข้ารหัส ปกป้องการบันทึกและเอกสารและข้อมูลสำคัญของสำนักงาน  จากนั้นกำหนดข้อปฏิบัติของพนักงานแต่ละระดับ อาทิ

หัวหน้างานควรทำสิ่งต่อไปนี้:

  • วางแผนปฏิบัติงานและการอนุมัติงานจากระยะไกล ที่จะไม่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจหรือการผลิต
  • กำหนดวิธีการสื่อสารและตารางการประชุมปกติ
  • สื่อสารกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อกำหนดภารกิจและกำหนดทิศทางและทบทวนงานที่เสร็จสมบูรณ์
  • กำหนดเวลาทำงานที่ได้มาตรฐาน หรือ กำหนดตามตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นกับทีมงาน
  • วางแผนปฏิบัติงานสำหรับพนักงานรายชั่วโมง
  • วางแผนการประเมินประสิทธิภาพ และกำหนดตัวชี้วัดที่เหมาะสมในการประเมินการทำงานจากระยะไกล ฯลฯ

พนักงานควรทำสิ่งต่อไปนี้:

  • สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลที่เอื้อต่อการทำงาน (จัดบ้านใหม่ให้ทำงานได้สะดวกสบาย)
  • มีวินัยในการทำงาน สามารถเข้าร่วมการประชุมกลุ่มได้ตามกำหนด
  • จัดช่วงเวลาทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เหมาะสมกับธุรกิจ
  • จัดทำรายงานกลับไปยังหัวหน้างานพร้อมแผนการทำงานประจำสัปดาห์
  • จัดทำสรุปความคืบหน้าเป็นลายลักษณ์อักษรผ่านช่องทาง,วิธีการและตามกำหนดการที่ตกลงกันไว้
  • แจ้งให้หัวหน้างานทราบเมื่อจำเป็นต้องมอบหมายงานให้บุคคลอื่นทำต่อ หรือ ต้องทำงานล่วงเวลา
  • พนักงานควรมีวินัยในการหยุดพักสั้นๆระหว่างวันและชั่วโมงพักรับประทานอาหารกลางวันตามกำหนด
  • ในกรณีเกิดการโจรกรรมการสูญหายหรืออุบัติเหตุอื่นๆ กับทรัพย์สินของบริษัทที่พนักงานนำมาใช้ทำงานระยะไกล ต้องแจ้งกลับบริษัทเพื่อทำการตรวจสอบอย่างทันทีทันใด
  • รายงานผู้บังคับบัญชาทันทีเหตุการณ์ใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานหรืออุบัติเหตุที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานระยะไกล
  • ยอมรับความรับผิดชอบสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกันที่อยู่อาศัยและค่าสาธารณูปโภคส่วนตัว

ฯลฯ

อีกประเด็นที่สำคัญคือ อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่จำเป็นสำหรับพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่ง ในการทำงานจากระยะไกลพนักงานอาจจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ส่วนตัว อินเตอร์เน็ต วัสดุสิ้นเปลืองต่างๆ งบประมาณในส่วนนี้ บริษัทควรจัดเตรียมไว้และให้มีการชำระเงินคืนหรือชำระเงินเพิ่มเติมสำหรับการใช้อุปกรณ์ส่วนตัวเหล่านี้ หรือ รวมถึงการจ่ายค่าเช่าใช้พื้นที่บางส่วนในบ้านของพนักงานสำหรับการทำงาน

ดังนั้นหาก ผู้บริหารคาดว่าการทำงานจากระยะไกล นี้จะคงอยู่นาน ควรเริ่มต้นร่างข้อปฏิบัติ และข้อตกลงการทำงานจากระยะไกล แล้วนำมาใช้เพื่อไม่ให้เกิดข้อพิพาทภายในองค์กร จนมาซ้ำเติมสถานการณ์ที่กำลังฝ่าวิกฤตในตอนนี้

แบ่งปัน